Часто задаваемые вопросы
Главная

Топ-7 часто задаваемых вопросов

Организация поездки на международный фестиваль в Европе. Топ-7 наиболее часто задаваемых вопросов

Перед тем, как отправиться в поездку на фестиваль, мы рекомендуем тщательно все спланировать.

Мы работаем с организаторами международных фестивалей во многих странах Европы, поэтому с уверенностью можем сказать, что выбирать есть из чего – на нашем сайте белее трех десятков фестивалей и конкурсов, которые проходят на протяжении всего года. Список стран вы можете посмотреть по этой ссылке.

1. Какую страну выбрать?

Для начала необходимо определиться с вашими ожиданиями от поездки: хотите быстренько выступить, и на следующий день уже быть дома или готовы посвятить поездке несколько дней на экскурсии и яркие впечатления, которые участники коллектива будут с теплотой вспоминать еще не один год? Продолжительность фестивального тура в основном зависит от расстояния, которое необходимо преодолеть от Минска до места проведения конкурса, и от количества конкурсных дней.

Мы рекомендуем начинающим путешественникам, у которых не было опыта поездок на фестивали в другую страну, выбирать сразу не слишком продолжительные поездки. В таком случае отлично подойдут фестивали в Литве, Латвии, Польше, Украине, России.

Поездки на фестивали в Чехию, Словакию, Италию, Францию и Испанию больше подойдут для опытных путешественников, которые уже не раз ездили со своими коллективами на фестивали и знают все нюансы автобусных поездок.

Какую бы страну Вы ни выбрали – наши специалисты будут готовы помочь и проконсультируют об особенностях каждой страны, о ее традициях и преимуществах.

2. С чего необходимо начинать подготовку к поездке?

Руководители коллективов люди творческие, у них множество идей, задумок, планов, плотный график тренировок, репетиций, выступлений и, как правило, они не готовы тратить много времени на подготовку к поездке. И не нужно! Если Вы уже определились с выбором конкретного детского фестиваля, Вам нужно только предоставить нам список участников и сопровождающих, заполненную заявку на участие в фестивале, а также высказать свои пожелания по организации поездки и предпочтения: какие места и объекты вы хотели бы посетить или увидеть.

Как только Вы заключили с нашим менеджером договор на оказание услуг по организации поездки, с этого момента Вам больше не о чем волноваться! Все организационные вопросы и, в том числе оформление необходимых документов, наши менеджеры берут на себя. Вам необходимо только заниматься творчеством и готовиться к выступлению.

3. Как оформить визы и что для этого нужно?

Довольно часто встречается ситуация, когда в группе из 30-40 человек визы есть только у нескольких везунчиков. Не стоит отчаиваться! Мы берем все вопросы, связанные с получением виз, на себя.

Наши специалисты, исходя из страны назначения, предоставляют руководителю коллектива список необходимых документов для открытия Шенген-виз. Список высылается с подробным описанием каждого пункта и образцами для заполнения. Как правило, процесс сбора и подготовки документов занимает 2-3 недели, поэтому рекомендуем начинать подготовку к участию в фестивале заранее. Мы также настоятельно рекомендуем руководителю группы создать родительский чат (например, в Viber/Telegram) для всех участников поездки, и присылать всю информацию о документах или о поездке родителям в этот чат.

Решение о стоимости визы и сроке ее действия принимает консул после рассмотрения предоставленных документов. В нашей практике довольно часты случаи, когда посольство разрешает выдачу бесплатных многократных виз на полгода либо на год, чтобы коллектив или отдельные его участники могли бесплатно посетить другие культурные мероприятия.

4. Как избежать ошибок при сборе документов на визу?

После того, как педагог/руководитель коллектива получит список документов и перешлет его родителям, у них возникает множество вопросов по сбору документов. Ниже постараемся отразить наиболее важные моменты в подготовке документов, чтобы Вы могли избежать наиболее популярных ошибок:

  • комплект документов на каждого участника складывается в отдельный файл, согласно предоставленному списку;
  • срок действия паспорта должен быть не менее 3-х месяцев ПОСЛЕ планируемого возвращения из поездки. Детям до 14 лет паспорт заменят бесплатно. Если Вы претендуете на многократную визу (например, годовую), то нужно следить, чтобы срок действия паспорта также был минимум на три месяца больше срока действия запрашиваемой визы;
  • в паспорте должны быть минимум две чистые страницы для виз;
  • фото для визы обязательно должно быть свежим — не старше 6 месяцев! Его необходимо подписать с обратной стороны (ФИО). Если вы недавно получили паспорт, и решили сделать визу с той же фотографией – она подойдет, но при условии, что паспорт Вы получили ранее, чем 6 месяцев назад. Сотрудники визового центра всегда проверяют фото, и если в паспорте есть такое же фото, как в визовой анкете, например, на предыдущих визах, которые старше 6 месяцев, то Ваши документы не примут и придется либо с течение часа привезти новое фото, а это довольно проблематично, или прямо в визовом центре сделать новое фото, если Вы или Ваш ребенок присутствуете на подаче документов;
  • визовую анкету заполняет наш сотрудник, Вам необходимо только поставить свою подпись в анкете.

5. Кто должен присутствовать при подаче документов на визу?

После того, как все справки и анкеты собраны и подготовлены, группа отправляется на подачу документов в визовый центр. Как правило, на подачу идут только лица, которым нужно сдавать биометрические данные (отпечатки пальцев) – это лица, достигшие возраста 12 лет, которые за последние три года не сдавали отпечатки пальцев для получения Шенген-визы.

Наш менеджер встречает группу перед подачей документов, регистрирует ее на входе в визовый центр и помогает подать все документы специалистам визового центра. В конце процедуры подачи документов необходимо оплатить услуги визового центра и сдать биометрические данные – отпечатки пальцев. Оплата производится в белорусских рублях по курсу на день оплаты единым платежом за всю группу, поэтому мы рекомендуем руководителю группы заранее собрать денежные средства со всех участников, подающихся на визу. Вся процедура занимает от 30 минут до 3 часов в зависимости от количества участников и загруженности визового центра. Примерно через неделю после подачи документов паспорта с визами можно будет забрать.

Визы для детей бесплатно

6. Что нужно знать при оформлении страхового полиса для выезда за границу?

Для получения визы и для поездки на европейский конкурс Вам обязательно необходима медицинская страховка. Мы придерживаемся строгих правил в вопросе страхования лиц, выезжающих за рубеж, ведь если сэкономить пару евро на страховке, это может обернуться огромными проблемами и финансовыми затратами в случае возникновении заболевания или травмы. Конечно, такое случается крайне редко, но выступления танцоров на детских конкурсах или хореографических олимпиадах сопряжены с повышенным риском возникновения травм. Мы являемся официальным партнером страховой компании Белгосстрах, и оформим для вашего коллектива групповую страховку перед подачей документов на визы. Групповая страховка гораздо удобнее, чем сорок отдельных страховых полисов для каждого участника поездки. При возникновении страхового случая во время поездки страховка всегда находится у руководителя группы, поэтому помощь будет оказана оперативно и должным образом. 

Если у Вас или у кого-то из вашего коллектива уже есть оформленная страховка – это прекрасно. Но убедительно просим проверить срок ее действия, количество дней и страховую сумму (она должна быть не менее 30 000 евро и покрывать 1-2 дня сверх срока поездки). А также обращаем Ваше внимание на то, что некоторые страховые компании возмещают возникшие медицинские расходы только по прибытии в Беларусь при предоставлении подтверждающих  расходы документов.

7. Как быстро подготовиться к поездке за рубеж?

В любом путешествии важны детали. Мы много раз выезжали за границу, и поэтому наш сотрудники могут собраться в поездку за 10-15 минут. Вот наши главные секреты быстрых сборов:

  • берем только необходимое! Разложите свои вещи в одном месте, достаньте чемодан или сумку и сравните объем необходимых вещей с вместимостью чемодана. Лишние вещи отпадут сами собой;
  • если собираетесь в тур на автобусе, обязательно положите необходимые вещи и документы в ручную кладь, которая будет с вами в салоне автобуса: паспорт (дети отдают на хранение своему педагогу), телефон, кошелек, салфетки, повязка для сна, подушечка-рогалик под голову, бутылка негазированной воды, перекус, зонт или дождевик, маленький плед, при необходимости сменную обувь, если мы едем с ночным переездом, набор гигиенических принадлежностей для утреннего туалета во время остановки (зубная паста, щетка, расческа, небольшое полотенце, раствор для линз);
  • в чемодан складываем сменную обувь, полотенце, гигиенические принадлежности, одежду, костюмы для выступлений;
  • надевать в дорогу лучше удобную одежду и обувь, которая нигде не сдавливает и не натирает. Оптимально – спортивный костюм и кроссовки. Одевайтесь в несколько слоев – чтобы можно было снять/надеть одежду в случае изменения температуры;
  • не берите в дорогу сладкие газировки и соки – от них пить хочется еще сильнее. Помните, что автобус делает санитарные остановки каждые 3,5-4 часа. По правилам международных перевозок есть в салоне автобуса запрещено. Перекусить Вы можете во время санитарных остановок. Из еды мы не рекомендуем брать много сладостей или острых сухариков, чипсов, скоропортящихся продуктов. Все, что крошится – обязательно испачкает Вас или Ваших соседей по автобусу;
  • помните, что через границу с нельзя провозить мясные и молочные продукты!
  • оптимальные варианты перекусов в дорогу: бутерброды, овощи и фрукты (отлично подойдут яблоки, груши, бананы, морковь, огурцы), орехи и сухофрукты, мятные леденцы, мармелад.

Ну и на закуску еще несколько полезных советов. Последнее, что осталось Вам предпринять перед поездкой – это расслабиться и отдохнуть. Обязательно нужно выспаться и настроиться на отличное путешествие. Почитайте информацию про интересные места для посещения в новой стране и потренируйте свой словарный запас для общения за рубежом. Зарядите телефон и фотоаппарат, соберите вещи заранее, проверьте прогноз погоды в стране назначения и, при необходимости, скорректируйте список вещей. К слову, список вещей лучше составить на бумаге или сохранить в телефоне, чтобы при выселении из отеля собирать вещи по этому списку и ничего не забыть.

Мы надеемся, что эти советы помогут Вам легко подготовиться к участию в международных фестивалях и конкурсах в Европе и сконцентрировать свои силы только на творчестве!

Читайте также:

Каждая поездка за пределы страны вызывает у ее участников множество эмоций, и мы очень стараемся, чтобы эти эмоции всегда были положительными, захватывающими и запоминающимися. В поездках на детские конкурсы и фестивали мы сталкиваемся иногда со смешными, иногда с забавными, а иногда с курьезными или даже со стрессовыми ситуациями, возникающими по абсолютно разным, а иногда просто необъяснимым или даже мистическим причинам. Казалось бы, мы стараемся все предусмотреть, тысячу раз все перепроверить, но жизнь иногда вносит свои коррективы. К счастью, безвыходных ситуаций не бывает и многие события остаются в памяти наших туристов забавными приключениями.

 

Читать полностью…

Адрес:

г. Минск, проспект Независимости, 11, корпус 2 (бизнес-центр гостиницы «Минск»), офис 214

Телефон:

+37529 665 30 95

E-mail:

festival@bonchance.by